Unternehmenskosten optimieren

• Ja-Sager zur Rechenschaft ziehen

In jedem Unternehmen gibt es einen Manager oder Mitarbeiter, die zu häufig zu Kunden und Lieferanten „Ja“ sagen. Sei es, wenn ein Kunde einen Extrawunsch äußert oder mehr Rabatt beansprucht – Deine Firma muss letzten Endes die Kosten dafür tragen. Solche Mitarbeiter sagen zu oft „Ja“, wenn der interne Auftraggeber einen schwer umsetzbaren Projektauftrag mit einer gewissen Budgetierung erteilt. In der Folge muss Dein Unternehmen die unterschätzten Kosten dafür tragen.

Der Ja-Sager stellt einen Kostenfaktor dar, der sich im Prinzip schnell identifizieren lässt. Solche Mitarbeiter sagen einfach öfter „Ja“, als es andere Mitarbeiter tun. Du kannst die Kosten der Ja-Sager jedoch nicht senken, indem Du sie anweist, das störende Verhalten zu unterlassen. Rede mit der betroffenen Person und sensibilisiere sie für seine Verhaltensauffälligkeit. Er muss ein Bewusstsein für Deine Firma und das Wohl aller Mitarbeiter entwickeln und seine Gutmütigkeit anderweitig platzieren.

• Eine zu starke Kundenorientierung meiden

Die Kundenorientierung ist wohl mitunter der größte Kostentreiber der letzten Jahrzehnte. Wenn wir analysieren, was Kundenorientierung richtig verstanden bedeutet, heißt das nichts weiter als: Liefere dem Kunden, was ihm nützlich ist – weil er für seinen Nutzen auch bezahlt. Dieses einfache Prinzip wird leider häufig missverstanden. So ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmer und Führungskräfte dazu übergegangen sind, dem Kunden alles zu geben; sei es Kundenrabatte, Werbegeschenke und gratis Zusatzservices wie honorarfreie Beratung beispielsweise.

Der Nachteil daran:

All diese Maßnahmen kosten bares Geld, weil der Kunde nicht dafür bezahlt, da es ihm unterm Strich nichts bringt. Kundenorientierung bedeutet Orientierung am Kundennutzen und nicht an irgendwelchen Zusatzleistungen, die nicht erbeten wurden.

Kundenorientierung bedeutet:

Der Kunde soll das bekommen, was er sucht und braucht, sofern er dafür bezahlen kann. Es ist nicht verwunderlich, dass die meisten Kunden das Prinzip der Kundenorientierung besser verstanden haben, als manche Unternehmer.

Viele Kunden wollen einfach nur die bestellte Dienstleistung oder ein bestimmtes Produkt, welches sie benötigen. Zusatzleistungen sind für die meisten Kunden nicht von Relevanz. Es ist ihnen lieber, Qualität geboten zu bekommen als irgendwelche Werbegadgets, Kundenorientierung heißt: Nur was bezahlt wird, wird geliefert. Streiche hiermit also alle Elemente Deiner Kundenorientierung, die nicht notwendig sind.

• Lagerhaltungskosten senken

In den meisten Lagern könnte man Kosten reduzieren, da hier ein hoher Anteil an Ressourcen verschwendet wird. Grund dafür: Die Lager werden fast überwiegend nach Liefergrad, nicht jedoch nach Kostenkalkül gemanagt.

Fallbeispiel:

Im Unternehmen XY tritt ein neuer Lagerist seine Position an. Im Rahmen seiner neuen Position als Lagerist setzt er rund 50 Ladenhüter ab. Dadurch senkt er das gebundene Kapitals des Unternehmens, für welches er tätig ist um satte 16 Prozent. Warum hat das nicht bereits der Lagerist vor ihm gemacht? Weil dieser nur den hohen Liefergrad im Fokus hatte.

Lager solltest Du ständig schlank bestückt halten, um keine Kosten zu generieren. Dazu fällt in Deinen Aufgabenbereich auch die Überprüfung des kritischen Bestands (ständig vorhandene Mindestmenge). Bei den meisten Lagerpositionen liegt dieser kritische Bestand einfach zu hoch und bei anderen Lagerpositionen wiederum liegt er derart tief, dass sogar Produktionsausfälle (=erneuter Kostenfaktor) generiert werden. Für Dein Bestellmengen Management ist also eine sehr gute DV-gestützte Lagerhaltungssoftware und ein kundiger Lagerist nötig, der das System bedienen kann. Überprüfe, ob Du beides hast!

Deine Lagerkosten mit dem „just-in-time-Verfahren“ optimieren

Ein weiteres Instrument zur Optimierung der Lagerkosten ist das „just-in-time-Verfahren“. Welche Lagerpositionen kannst Du auflösen, da just in time geliefert werden kann? Leider überprüfen viele kleine und mittlere Betriebe diese Frage nicht. Inzwischen besitzen viele Lieferanten einen zuverlässig arbeitenden JIT-Lieferservice.

• Kostenfaktor Mobbing: Mobbing nicht dulden

In fast jedem Unternehmen gibt es unter den Mitarbeitern oder zwischen den Hierarchien Fälle von Mobbing. Ein gemobbter Mitarbeiter ist weniger produktiv, die Stimmung im Team ist demotiviert und in manchen Fällen zieht das rechtliche Konsequenzen nach sich. Du als Unternehmer und Chef solltest Mobbing in Deinem Unternehmen nicht zulassen. Mobbing ist Geldverschwendung und Firmensabotage. Du als Vorgesetzter solltest umgehend eingreifen, wenn Du von Mobbing in Deinem Team erfährst. Mobbing vernichtet die Produktivität.

• Qualifikationsmängel reduzieren

Qualifikationsmängel sind ein Kostenfaktor, der häufig von Vorgesetzten unterschätzt wird. Je schlechter die Qualifikation und fachliche Eignung eines Managers oder Mitarbeiters ist, desto reduzierter ist seine Produktivität. Nichts desto trotz zählt dieser Kostenfaktor nach wie vor zu den Tabuthemen bei der allgemeinen Kostensenkung. Jeder Vorgesetzte geht davon aus, dass seine Manager und Mitarbeiter die nötigen fachlichen Kompetenzen mitbringen. Häufig ist dem nicht so – und das gilt für alle Hierarchiestufen im Unternehmen.

Beförderungen können zu Umsatzeinbußen führen

Die Qualifikationsmängel bei Vertriebsleitern und Verkaufsleitern treten dann auf, wenn beispielsweise ein sehr guter Verkäufer zum Verkaufsleiter befördert wird. Der Betrieb verliert mitunter seinen besten Verkäufer und gewinnt einen schlechten Vorgesetzten. Dies ist ein grob fahrlässiger Kostenfaktor.

Ursachenbekämpfung betreiben

Wir von StartMyBusiness halten es für sehr ratsam, wenn Du Dich mit den Ursachen der Qualifikationsmängel befasst und diese aktiv bekämpfst. Es ist eine Tatsache, dass jeden Tag komplett unnötige Kosten durch Führungskräfte, sowie Mitarbeiter verursacht werden. Analysiere daher, wo am häufigsten wiederholte Fehler auftauchen. Qualifikationsmängel kosten Deinem Unternehmen jeden Tag Summen, die bis in den vierstelligen Bereich gehen können. Qualifikationsmängel kannst Du beheben, indem Du gezielte Mitarbeiterschulungen und Training on the Job organisierst. Learning by doing gewissermaßen.

Der Vorgesetzte als Personalcoach

Wenn Du als Vorgesetzter oder Dein Personalbetreuer merken, dass gewisse Mitarbeiter ständig Fehler bei der Produktion verursachen, ist es ratsam, diesen zu zeigen, wie ein bestimmter Ablauf richtiggemacht werden muss. So senkst Du langfristig Produktionskosten durch mangelnde Qualifikation. Kontrolliere auch nach einer gewissen Zeit den Lernerfolg.

• Qualitätsmängel vermeiden

Es ist klug, die Qualitätsprüfung in die Produktion zu verlagern. Sind beide Segmente voneinander getrennt, können Produkte mit Qualitätsmängel häufig in den Umlauf gebracht werden, was zu Reklamationen und Rezensionen führen kann, die sich negativ auf Dein Unternehmen auswirken könnten. Eine falsche Organisation der Qualitätssicherung (QS) generiert geradezu Qualitätsmängel und somit Kosten, die vermieden werden können.

Prüft und kontrolliert der wertschöpfende Produktionsmitarbeiter hingegen selbst die Qualität Deiner Produkte, reduziert er damit die Mängelkosten, sowie die Lohnkosten der QS-Stelle. Dein Vorteil dabei ist, dass Du einerseits Deine Produktionskosten senkst und andererseits die Produktivität bei gleichbleibenden Lohnkosten steigern kannst. Für einen besseren Lerneffekt bieten sich Feedbackschleifen an. Trenne Produktion und QS nie voneinander.

• Kosten durch säumige Kunden reduzieren

Es gibt beinahe in jedem Unternehmen Kunden, die immer noch Waren oder Dienstleistungen beziehen, obwohl sie nicht mehr zahlen oder nicht mehr zahlen können.

Als Maßnahme kannst Du Dein Controlling bitten, eine Liste aller säumigen Kunden erstellen zu lassen. In dieser Liste muss ersichtlich sein, wie viele Rechnungen offen sind und wie hoch die Beträge sind. Lass eine Art Rangliste erstellen. Der Verkaufsleiter wird mit der Liste wenig Freude haben. So ist sein Ziel, möglichst viel Ware auszuliefern. Säumige Kunden ruinieren die Liquidität, den Cashflow sowie die Bonität Deines Unternehmens. Du solltest für Maßnahmen sorgen, um Deine Forderungen nicht als uneinbringliche Forderungen verbuchen zu müssen.

Definiere Deine Lieferstopp-Kriterien

Die Geschäftsführung, also Du, muss über einen Lieferstopp entscheiden. In vielen Unternehmen kommen bestimmte Kriterien zum Tragen:

Beispiel:

Zahlt ein Kunde zwei Rechnungen nicht, kommt es zu einem Lieferstopp. Dabei wird auch festgelegt, ab welchem Tag die Rechnung als nicht bezahlt gilt. Du kannst auch eine Reihe von Sicherungsmaßnahmen, wie der Lieferung mit Eigentumsvorbehalt, ergreifen.

• Zero-Base-Budgeting

In fast jedem Unternehmen gibt es eine, in der Finanzwissenschaft Inkrementalismus genannte „Höllenmaschine“. Jedes Jahr treibt sie die Kosten in die Höhe. Wir von StartMyBusiness reden vom herbstlichen Budgetierungs-Ritual. Im Rahmen dieses Rituals legt jede Abteilung ihr Budget fürs kommende Wirtschaftsjahr nach einer festen Formel fest:

„Neues Budget = altes Budget zuzüglich Aufschlag“

Die Geschäftsführung genehmigt das neue Budget abzüglich Abschlag. Die Abteilungen wissen um diese Rechnung und kalkulieren etwaige Abschläge in Ihrer Formel mit ein. Will eine Abteilung eine Steigerung von 4 Prozent, veranschlagt sie einen Aufschlag von 7 Prozent. Mit diesem Mechanismus steigen die Kosten jährlich und unaufhaltsam.

Durch das Zero-Base-Budgeting (ZBB) kannst Du als Unternehmer diese Tendenz umgehen und ausschalten. Die neue Formel lautet folgendermaßen:

ZBB: Jedes Jahr wird nicht auf das alte Budget aufgeschlagen, sondern ab null neu kalkuliert!

• Ideen-Killer vermeiden

Es empfiehlt sich, auf die innovativen Ideen Deiner Mitarbeiter zu hören, wenn es darum geht, Kosten in Deinem Unternehmen zu reduzieren. Schenkst Du diesen Ideen kein Gehör, demotivierst Du Deine engagierten Mitarbeiter, was sich wiederum negativ auf deren Produktivität und Einsatz auswirken kann.

Killer Nr 1: Akzeptanz und Annahmen von Ideen

Mitarbeiter haben häufig die unterschiedlichsten Ideen und Vorschläge. Manchmal sind die Vorschläge brillanter Natur, manchmal sind sie es weniger. Du als Unternehmer solltest nicht den Fehler machen, alle Ideen zu verwerfen, weil womöglich die unbrauchbaren Vorschläge überwiegen. Sammle in einem Briefkasten oder einer Box alle Vorschläge, wäge ab, welche aus Mitarbeitersicht die effektivsten Vorschläge sind und setze sie um.

Killer Nr. 2: Mangelnde Anerkennung

Dass die Mitarbeiter immer nur Geld als Gratifikation sehen wollen, stimmt in den meisten Fällen nicht. In Kleinbetrieben und mittelständischen Unternehmen fühlen sich die Mitarbeiter dem Betrieb gegenüber zugehörig, denn sie sind der Betrieb. Ein Lob oder ein herzliches Dankeschön für Ideen und Einsatz hat noch keinem Unternehmer eine Zacke aus der Krone geworfen. Demotivierte Mitarbeiter machen nie wieder einen Vorschlag, wenn sie einmal abgelehnt worden sind. Die richtige und zwischenmenschliche Kommunikation mit den Mitarbeitern als treibende Kraft sollte für Dich oberste Priorität sein. Nur zufriedene Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter.

Finanzielle Gratifikation der Mitarbeitervorschläge

In mittelständischen Betrieben empfiehlt StartMyBusiness, den jeweiligen Mitarbeitern, die zur Kostensenkung durch zündende Ideen beitragen, eine prozentuelle Beteiligung oder eine fixe Prämie zuzugestehen. Tust Du dies als Unternehmer, spornst Du andere Mitarbeiter dazu an, sich auf die Suche nach potentiellen Quellen zu begeben, die zu betrieblicher Kostensenkung führen könnten. Auf diese Weise motivierst Du Dein Team und förderst die Produktivität.

• Stelle den Cashflow in den Mittelpunkt

Wenn Du als Unternehmer Deine Unternehmenskosten optimieren musst, bist Du wahrscheinlich so derart auf die Kostensenkung fokussiert, dass Du einen ganz wichtigen Parameter außer Acht lässt: Den Cashflow oder die flüssigen Mittel. Sehr viele Unternehmen geraten wegen Liquiditätsproblemen in eine wirtschaftliche Krise und nicht wegen nicht konkurrenzfähiger Kosten. Bei Insolvenzfällen ist die Zahlungsunfähigkeit bei voller Auftragslage keine Seltenheit. Die Aufträge sind vorhanden, sie lassen sich jedoch nicht abarbeiten. Grund dafür ist, dass die Vorfinanzierung nicht gestemmt werden kann. Die Ursache dafür liegt darin, dass sich Banken als Geldgeber und Investoren inzwischen aus der Mittelstandsfinanzierung zurückgezogen haben.

Fazit von StartMyBusiness:

Um Dein Unternehmen erfolgreich zu führen, solltest Du darauf Wert legen, die Kosten für Dein Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Mit gezieltem Lager-Monitorring, Überwachung der Qualität von Ware und produktiven Mitarbeitern, Ideenbrainstorming zur Optimierung Deines Betriebes und der Berücksichtigung des Cashflows bist Du auf der sicheren Seite.